Время, ресурсы и качество: как управлять ограничениями в рамках проекта?

Представим себе ситуацию, когда у собственника компании есть неограниченное количество времени на достижение поставленной цели, он может привлекать любой объем финансовых средств, а качественные ресурсы (человеческие и производственные) имеются в достаточном объеме. В реальной же жизни три необходимых составляющих процесса реализации проекта носят крайне ограниченный характер, а грамотное управление ими является залогом успеха и своего рода управленческим искусством.

Качество зависит от управления тремя составляющими проектного треугольника

Понятие и характеристика проектного треугольника

Проектный треугольник представляет собой графическое изображение ситуации, в которой руководитель в рамках реализации проекта вынужден жертвовать либо временем, либо бюджетом, либо функционалом ввиду их ограниченности.

• Ограничение времени сводится к количеству времени, отведенному на реализацию и завершение проекта.

• Ограничение бюджета предполагает, что стоимость проекта не превысит заранее запланированной суммы.

• Под ограниченностью функционала подразумевается перечень действий, которые необходимо сделать для достижения конечного результата.

Три указанных ограничения конкурируют между собой: увеличение функционала приводит к пропорциональному росту стоимости проекта или времени на его реализацию (в первом случае дополнительный бюджет потребуется на привлечение новых кадров с целью выполнения дополнительных обязанностей, а во втором приведет к увеличению временных затрат на выполнение новых функций имеющимся кадровым составом). Сокращение сроков реализации повлечет за собой либо рост стоимости, либо уменьшение функционала.

Иногда в качестве вершин треугольника называют финансы, время и людские ресурсы. С этой точки зрения, если руководитель проекта хочет уложиться в более короткие сроки, ему необходимо привлечь дополнительные человеческие ресурсы, увеличив бюджет.

Качество является четвертым элементом проектного треугольника, чаще всего изображаемого в виде окружности, вписанной в сам треугольник. Под качеством понимают соответствие конечного результата запланированному. При таком подходе наглядно показано, что сокращение любой из составляющих треугольника приводит к деформации конечного результата. Самым известным примером модификации проектного треугольника является треугольник «Быстро-качественно-дешево».

Треугольник «Сделаем качественно, быстро, дешево: выберите любые два»

Манипуляции элементами треугольника

Ограниченность элементов реализации проектов является аксиомой, так же как и необходимость «жертвования» в пользу других каждым из элементов. Попытки руководителя проекта ужаться во всех трех плоскостях или остаться в рамках бюджета и сроков при существенном изменении функционала, заранее обречены на провал. В процессе предварительной работы над проектом треугольник позволяет выстроить ограничения по нему и расставить приоритеты. Изначально требуется сформировать функционал проекта с учетом поставленной цели. Цель должна отвечать заранее заданным критериям, которые по завершении проекта можно будет сравнить с плановыми (иногда их так же называют требованиями). С учетом показателей, которые требуется достичь, формируется функционал – перечень действий, документов, необходимых для достижения результата. Когда руководитель проекта поймет, что ему необходимо сделать, он сможет определить конкретные сроки реализации и необходимый бюджет. Следует отметить, что любой проект – это всегда доля неопределенности, поэтому в процессе работы параметры проекта могут меняться. В этом случае требуется понимание и принятие следующих правил:

• Приоритетной может быть только одна сторона треугольника. Заказчик проекта может зафиксировать бюджет проекта, при этом исполнитель тогда имеет право варьировать объем функционала и сдвигать сроки. При желании можно оставить неизменными сроки и бюджет, осознавая, что функционал в этом случае будет существенно урезан.

• Судить о качестве проекта следует по последним базовым критериям. Иными словами, в процессе реализации проекта в него будут вноситься корректировки и дополнения, которые априори влияют на конечный результат. Исходя из этого сравнивать показатели результативности после завершения проекта надо не с первоначальными, а с последними принятыми после всех изменений.

• Фиксация всех трех сторон треугольника на этапе планирования со стороны заказчика формирует дополнительные риски для исполнителя по проекту. В этом случае целесообразно оставить резервы времени и средств.